7 טיפים לניהול זמן באופן אפקטיבי

1. ישיבות צוות– במידה ואתה יוזם ישיבת צוות או משתתף בה, הקפד להגדיר או לבקש את מטרת הישיבה וזמן הישיבה מראש.
   כולנו מכירים את הישיבות בהם התחושה כי היא אינה נגמרת ואין מטרה מוגדרת.
   עשה את המקסימום מבחינתך כדי לייצר מיקוד ועשייה ממוקדת מטרה בזמן הישיבה.
   אל תתבייש להאיר ולהעיר לקולגות ולעובדים כאשר אתה מבחין בזמן יקר הולך לאיבוד.
2. הגדר לעצמך את שעות הפריון שלך– בדוק מול עצמך מהן השעות האפקטיביות ביותר לעבודה עבורך. הקפד לבצע את המשימות המורכבות שלך בזמנים אלה.
3. הרגלים– לכל אחד מאיתנו ישנם הרגלים אשר פוגעים בניהול הזמן שלו. האם אתה פותח 3 קבצים במקביל כשאתה אמור לעבוד ולהתמקד רק באחד מהם אבל חשת צורך/נזכרת במשהו שרצית לבדוק לפתע? האם אתה עסוק בפתיחת מיילים קריאתם במקביל לביצוע משימותיך?
   בדוק מול עצמך מהם הדברים אותם אתה עושה באופן מודע או לא מודע אשר פוגעים ביעילות שלך ומבזבזים לך זמן יקר בנוסף לכך שדורשים זמן נוסף לריכוז כאשר אתה חוזר למשימה המקורית.
4. פעולה מתוך צורך רגשי– ברמה הרגשית לכל אחד חשוב להיות משמעותי, בעל ערך ולתרום לאחר. בדוק האם מתוך קדימות לצרכים הרגשיים הנ"ל, אתה חוטא לזמן שלך ועסוק בריצוי האחרים על מנת להרגיש טוב עם עצמך ולקבל פידבק ופרגון מהסביבה על הזמינות שלך/התרומה שלך וכו'.
5. בצע סיכום יום– סכם את היום והכן לך רשימת משימות ריאלית ליום למחרת והשבוע הקרוב.
   ככל שתעבוד באופן ממוקד עם רשימת משימות (ועל אלה, להיות מולך במהלך יום העבודה) כך תהיה ממוקד מטרה ובעל עשייה אפקטיבית.
6. אתגר את עצמך– קבע לכל משימה שלך (כזו אשר אינה תלויה בגורמים חיצוניים) זמן מוגדר להתחלה וסיום על מנת לייצר דרבון עצמי וגידור, שריין זמן זה ביומן וודא שאתה נשאר בגדר גבולות הגזרה שקבעת לעצמך, קיימת נטייה להתפזר לעוד משימות או למתוח את גבולות הזמן כאשר אנו תלויים רק בעצמנו.
7. משוב עצמי – בתום כל יום עבודה, בדוק עד כמה היית אפקטיבי ותן לעצמך משוב. בדוק מה עשית היטב שתרם לך להיות אפקטיבי ומה גרם לך לבזבז את זמנך, דברים אשר תלויים בך ובאחרים. בצע למידה יומיומית עד אשר תגיע לחסכון הזמן הרצוי בשבילך.